Föreningsstämma

Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ, som visar att föreningen präglas av demokrati och att alla medlemmar får vara med och besluta i frågor som rör föreningen. Stämman utser en styrelse för att sköta den löpande förvaltningen av föreningen.

Ordinarie föreningsstämma

Den ordinarie föreningsstämman, även kallad årsstämma eller årsmöte, ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. Det innebär i vår förening att stämma kan hållas efter årsredovisningen är reviderad och senast 30 juni. Normalt sker detta under maj eller juni månad.

Extra föreningsstämma

Det kan också bli aktuellt att hålla en extra föreningsstämma. Det finns tre grunder för när en sådan ska hållas:

när styrelsen anser att det behövs
när revisorerna skriftligen med motivering begär det
när minst 1/10 av föreningens alla medlemmar skriftligen med motivering begär det.

Det vanligaste är att det är styrelsen som anser att extrastämma behövs när ett ärende enligt stadgar eller lag kräver ett stämmobeslut eller att styrelsen i linje med aktsamhetsprincipen vill att alla medlemmar i föreningen ska fatta ett viktigt beslut.

Motioner

Då alla ärenden som ska tas upp på stämman måste vara med i kallelsen är det viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelsen ska gå ut.

Styrelsen bör lämna sitt svar på motionerna. Styrelsen har ofta information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. Styrelsen kan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har. Styrelse har satt 1 april som sista datum för att när motioner ska ha kommit in för att kunna tas upp på förljande ordinarie föreningsstämma. Man kan dock lämna in motioner och förslag när som helst under året.

Läs mer om motioner och förslag här.

Kallelse till stämman

Kallelse till ordinarie och extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före föreningsstämman.

Om det är fråga om en extra föreningsstämma som kommit till stånd på grund av begäran från revisor eller från medlemmar måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran inkom.

Kallelse ske genom anslag på föreningens hus, genom brev eller e-post.

Kallelsen ska innehålla tydlig information om de ärenden som ska tas upp på stämman.

Rösträtt

Huvudregeln är att varje medlem har en röst. Om flera medlemmar innehar en bostadsrätt tillsammans har de gemensamt bara en röst. Om en medlem har flera bostadsrätter har medlemmen fortfarande bara en röst.

För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta genom ombud. Ingen får på grund av fullmakt rösta för mer än en annan röstberättigad.

Efter att stämman har öppnats ska en röstlängd upprättas. Om två eller fler medlemmar har en gemensam röst är det upp till dem själva att avgöra vem det är vilket också noteras i röstlängden.

Ombud

Ett ombud ska ha en skriftlig, daterad fullmaktshandling i original. Den gäller i ett år från undertecknandet. Fullmakten behöver inte vara bevittnad. Endast medlems maka/make, sambo, förälder, syskon, barn eller annan medlem i samma förening får vara ombud. Medlem som är under 18 år företräds på stämman av förmyndare, vilket i normalfallet är förälder. En medlem som är juridisk person företräds på stämman av den som är legal ställföreträdare enligt den juridiska personens registreringsbevis. Är medlemmen en juridisk person får denne företrädas av ombud som inte är medlem Registreringsbevis ska medföras och bör inte vara äldre än ett år.

Här finns en mall för fullmakt.

Biträde

En medlem kan ha med sig högst ett biträde vid föreningsstämman. Meningen är att en medlem ska ha möjlighet till hjälp på stämman, till exempel av någon som har juridiska kunskaper. Bara medlems maka/make, sambo, förälder, syskon, barn eller annan medlem i samma förening får vara biträde. Biträdet behöver inte ha någon fullmakt eftersom biträdet inte utövar någon rösträtt för någon annans räkning. Ett biträde har yttranderätt.

Dagordning

Dagordning är de ärenden som ska förekomma på stämman. Det är angivet i stadgarna vilka ärenden detta är och de kan inte ändras. Under punkten Övrigt kan ytterligare ärenden, oftast motioner, läggas till.

Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar, ombud och biträden (röstlängd).
Val av ordförande på stämman
Anmälan av ordförandens val av sekreterare
Fastställande av dagordningen
Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet
Fråga om kallelse till stämman behörigen skett
Föredragning av styrelsens årsredovisning
Föredragning av revisionsberättelsen
Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen
Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Beslut om användande av uppkommen vinst eller täckande av förlust enligt fastställd balansräkning
Beslut om arvoden
Val av styrelseledamöter och suppleanter
Val av revisor och suppleant
Ev. val av valberedning
Övriga ärenden, vilka angivits i kallelsen

På extra stämma ska förekomma endast de ärenden, för vilka stämman utlysts och vilka angivits i kallelsen till densamma.

Revisionsberättelsen

I revisionsberättelsen beskriver föreningens revisor om denna tycker att årsredovisningen ger en rättvisande bild av föreningens finansiella ställning och om den upprättats i enlighet med gällande lagar.

Revisorn tillstyrker (rekommenderar) sedan

om stämman ska fastställa resultat-och balansräkningen
om stämman ska behandla vinst eller förlust på det sätt som föreslås i årsredovisningen
om stämman ska ge styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret

Ansvarsfrihet

Att bevilja ansvarsfrihet innebär att medlemmarna, utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Det betyder att medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt. Personerna i styrelsen kan avstå att rösta i denna fråga.

Styrelseledamöter och suppleanter

Enligt föreningen stadgar ska styrelsen bestå minst tre och högst fem ledamöter samt högst fyra suppleanter.

Stämman väljer endast ledamöter och styrelsen konstituerar sedan sig själv, dvs väljer vilka roller (t ex ordförande) som ledamöterna ska ha.

Övriga ärenden

Här får endast ärenden tas upp som funnits med i kallelsen till stämman. Ingenting annat får behandlas eller diskuteras.

Vanliga frågor

En vanligt förekommande fråga är hur föreningen kan redovisa ett negativt resultat. Förklaringen är att ett negativt resultat inte är detsamma som en förlust. Föreningens resultat utgörs till största del av avskrivningar vilket enkelt kan förklaras som att kostnaden för våra tillgångar, dvs fastigheter, fördelas över deras förväntade livslängd. Även om avskrivningar påverkar vårt bokförda resultat, så representerar de inte pengar som flödar ut ur föreningen.